Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften im Land Berlin (eAkten-Verordnung Justiz - eAktV Justiz) Vom 4. Mai 2021

Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften im Land Berlin (eAkten-Verordnung Justiz - eAktV Justiz) Vom 4. Mai 2021

Gesamtausgabe in der Gültigkeit vom 19.03.2023 bis 30.09.2023

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Auf Grund

des § 298a Absatz 1 Satz 2 und 4 der Zivilprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3202; 2006 I S. 431; 2007 I S. 1781), die zuletzt durch Artikel 8 des Gesetzes vom 20. Dezember 2020 (BGBl. I S. 3320) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 1 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz vom 20. Januar 2021 (GVBl. S. 128),

des § 14 Absatz 4 Satz 1, 2 und 4 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587), das zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 12. Februar 2021 (BGBl. I S. 226) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 2 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz,

des § 65b Absatz 1 Satz 2, 3 und 5 des Sozialgerichtsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. September 1975 (BGBl. I S. 2535), das zuletzt durch Artikel 5 des Gesetzes vom 18. Januar 2021 (BGBl. I S. 2) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 4 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz,

des § 55b Absatz 1 Satz 2, 3 und 5 der Verwaltungsgerichtsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. März 1991 (BGBl. I S. 686), die zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 3. Dezember 2020 (BGBl. I S. 2694) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 6 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz,

des § 81 Absatz 4 Satz 1, 2 und 5 der Grundbuchordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Mai 1994 (BGBl. I S. 1114), die zuletzt durch Artikel 6 des Gesetzes vom 16. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2187) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 9 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz,

des § 32 Absatz 1 Satz 2 und 3 und Absatz 2 Satz 1 der Strafprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1074, 1319), die zuletzt durch Artikel 8 des Gesetzes vom 30. März 2021 (BGBl. I S. 448) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 10 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz,

des § 110a Absatz 1 Satz 2 und 3 und Absatz 2 Satz 1 des Strafvollzugsgesetzes vom 16. März 1976 (BGBl. I S. 581, 2088; 1977 I S. 436), das zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 9. Dezember 2019 (BGBl. I S. 2146) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 11 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz,

des § 11 Absatz 3 Satz 1 des Kapitalanleger-Musterverfahrensgesetzes vom 19. Oktober 2012 (BGBl. I S. 2182), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 16. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2186) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Satz 1 Nummer 12 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz und

des § 110a Absatz 1 Satz 2 und 3 und Absatz 2 Satz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 602), das zuletzt durch Artikel 9a des Gesetzes vom 30. März 2021 (BGBl. I S. 448) geändert worden ist, in Verbindung mit § 2 Satz 1 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz,

verordnet die Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung nach Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport gemäß § 1 Satz 2 und § 2 Satz 2 der IT-Subdelegationsverordnung Justiz:

§ 1 Anordnung der elektronischen Aktenführung

(1) Bei den in der Anlage 1 zu dieser Verordnung bezeichneten Gerichten und Staatsanwaltschaften können die Akten in den durch Verwaltungsvorschrift bekannt zu machenden Verfahren ab dem 21. Mai 2021 elektronisch geführt werden. Die Verwaltungsvorschrift ist im Amtsblatt für Berlin bekannt zu machen und auf der Internetseite der für Justiz zuständigen Senatsverwaltung zu veröffentlichen.

(2) In Verfahren nach § 81 Absatz 1 der Grundbuchordnung und Musterverfahren nach dem Kapitalanleger-Musterverfahrensgesetz werden die Akten bei den in der Anlage 2 bezeichneten Gerichten ab dem dort angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt.

(3) Akten in Verfahren, die zum in der Verwaltungsvorschrift nach Absatz 1 angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden weiterhin in Papierform geführt, soweit nicht in der Verwaltungsvorschrift etwas anderes bestimmt ist. Dies betrifft auch von anderen Gerichten, Staatsanwaltschaften oder Spruchkörpern, insbesondere wegen Unzuständigkeit abgegebene oder verwiesene Verfahren, soweit die Akten bei Anordnung der elektronischen Aktenführung durch die Verwaltungsvorschrift bereits in Papierform angelegt wurden. Akten in Verfahren gemäß § 151 Nummer 4 und § 271 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, die bei Anordnung der elektronischen Aktenführung in der Verwaltungsvorschrift bereits in Papierform angelegt waren, werden weiterhin in Papierform geführt, sofern nicht ausdrücklich in der Anlage 2 zu dieser Verordnung die Weiterführung in elektronischer Form als Hybridakte geregelt wird.

§ 2 Bildung elektronischer Akten

(1) Elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien, sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen gemäß § 3 Satz 2, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind unter einem Aktenzeichen zu führen.

(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, muss beim Zugriff auf jeden der Teile auf den jeweils anderen Teil hingewiesen werden.

§ 3 Übertragung von Papierdokumenten

Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Ausgenommen sind in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und Beiakten sowie Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingereicht werden.

§ 4 Führung und Aufbewahrung elektronischer Akten

(1) Die elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem zu führen und aufzubewahren, das insbesondere gewährleistet, dass

1.

die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),

2.

die elektronische Akte nur genutzt werden kann, wenn sich die Benutzerin oder der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung),

3.

die eingeräumten Benutzungsrechte verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung),

4.

die eingeräumten Benutzungsrechte geprüft werden (Berechtigungsprüfung),

5.

die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Beweissicherung),

6.

Daten mittels eingesetzter Backup-Systeme gesichert und wieder verfügbar gemacht werden können (Wiederherstellung),

7.

die Unversehrtheit der gespeicherten Daten durch geeignete technische Prüfmechanismen sichergestellt ist (Integrität),

8.

die Funktionen des Systems ständig überwacht und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit) und

9.

der Austausch von Daten mit anderen Systemen sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

(2) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die Bearbeitung durch die Gerichte und Staatsanwaltschaften, den Aktenaustausch und eine barrierefreie Nutzung unterstützen.

§ 5 Informationssicherheit

Die Informationssicherheit ist insbesondere durch Wahrung des IT-Grundschutzes auf Basis der Sicherheitsmaßnahmen gemäß dem Grundschutzkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils aktuellen Fassung und durch ein IT-Sicherheitsmanagement zu gewährleisten.

§ 6 Notfallmanagement

Für das elektronische Datenverarbeitungssystem sind Notfallkonzepte vorzuhalten.

§ 7 Geltung der Aktenordnungen

Im Übrigen bleiben die Aktenordnungen unberührt.

§ 8 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung im Gesetz- und Verordnungsblatt für Berlin in Kraft.

Berlin, den 4. Mai 2021

Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung

Dr. Dirk Behrendt

Anlage 1

(zu § 1 Absatz 1)

Anlage 2

(zu § 1 Absatz 2 und Absatz 3 Satz 3)