Reglement über die Archivführung der erst- und oberinstanzlichen Zivil- und Strafgerichte des Kantons Bern
1 162.16 Reglement über die Archivführung der erst- und oberinstanzlichen Zivil- und Strafgerichte des Kantons Bern * (ArchR ZSG) vom 29.11.2010 (Stand 01.06.2023) Das Obergericht des Kantons Bern, gestützt auf Artikel 12 Absatz 1 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Ar chivierung (ArchG) 1 ) , beschliesst:
1 Allgemeines
Art. 1
Geltungsbereich
1 Dieses Reglement regelt die Aufbewahrung und Ablieferung von Unterlagen des Obergerichts, des kantonalen Zwangsmassnahmengerichts soweit Strafsa chen betreffend, des Wirtschaftsstrafgerichts, des Jugendgerichts, der Regio nalgerichte, der regionalen Zwangsmassnahmengerichte sowie der regionalen Schlichtungsbehörden. *
2 Die Aufbewahrung von Daten des Personalrechts richtet sich nach der Perso nalgesetzgebung.
Art. 2
Begriffe
1 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der In formationen und deren Nutzung nötig sind.
2 Datenträger sind alle Materialien, die für die Speicherung oder Wiedergabe von Daten in analoger und digitaler Form Verwendung finden.
3 Findmittel sind Hilfsmittel, die zum Auffinden, zur Benützung und zum Ver ständnis von Unterlagen notwendig sind, wie physische oder elektronische Ver zeichnisse, Register, Karteien, Listen und Ordnungsübersichten. Sie beinhalten die folgenden Zusatzinformationen über primäre Daten: a Struktur (Gliederung, Layout, Format usw.),
1) BSG 108.1 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses
11-75
162.16 2 b Verarbeitungskontext (Personen, beteiligte Stellen, Ausgabegeräte, Transaktionen usw.), c Angaben zum Inhalt.
4 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind: a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen, b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mit tels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).
2 Aufbewahrung und Sicherung der Unterlagen
Art. 3
Aufbewahrungspflicht
1 Die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 bewahren ihre Verfahrensakten voll ständig auf und sammeln, ordnen und bewahren ihre übrigen Unterlagen so weit auf, dass die wesentlichen Abläufe und Ergebnisse ihrer Geschäftstätig keit jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden können.
Art. 4
Archivwürdigkeit
1 Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind a für die Rechtsprechung, b für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, c für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder d für die Wissenschaft und für die Forschung.
2 Unterlagen, für welche die dauernde Aufbewahrung vorgeschrieben ist, gelten als archivwürdig.
3 Unterlagen, für die eine beschränkte Aufbewahrungsfrist besteht, gelten grundsätzlich nicht als archivwürdig, es sei denn, sie würden im konkreten Fall als archivwürdig bewertet. *
Art. 5
Registraturpläne *
1 Jede Behörde gemäss Artikel 1 Absatz 1 erstellt einen Registraturplan ihrer Ablagen und führt diesen nach. Sie legt ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab. *
2 In den Registraturplänen werden festgehalten: * a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Vorschriften für die Verwaltung der Unterlagen, c die Aufbewahrungsfristen,
3 162.16 d ein Vorschlag zur Bewertung der Archivwürdigkeit im Hinblick auf die Übernahme der Akten durch das Staatsarchiv.
3 Die Systematik der Ordnung der Unterlagen soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein.
Art. 6
Koordination mit dem Staatsarchiv
1 Die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 sprechen sich bei der Anlage der Registraturpläne und Findmittel mit dem Staatsarchiv ab, so dass diese später im Staatsarchiv unverändert aufgenommen und für das Auffinden der zugehöri gen Unterlagen weiterverwendet werden können. *
Art. 7
Registratur und Sicherung
1 Bei der Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen stellen die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 sicher, dass a alterungsbeständige Informationsträger, Beschreib- und Schreibstoffe so wie sonstige Hilfsmittel verwendet werden, die Gewähr für eine ausrei chende Lebensdauer bieten, die mindestens den jeweiligen Aufbewah rungsfristen entspricht, b * die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit, Schädlin gen und Sonnenbestrahlung geschützt werden, c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben.
2 Jede Behörde gemäss Artikel 1 Absatz 1 bezeichnet eine für die Registratur führung verantwortliche Person.
3 Die verantwortliche Person ist Ansprechstelle für alle Belange der Archivfüh rung.
3 Aufbewahrungsfristen
Art. 8
Beginn der Archivierung
1 Die Archivierung der Verfahrensakten in Zivil- und Strafsachen erfolgt nach Abschluss des Verfahrens. Als abgeschlossen gilt ein Verfahren nach Eintritt der formellen Rechtskraft.
2 Die Archivierung von anderen Unterlagen, die vorübergehend oder dauernd als erhaltenswert gelten, erfolgt nach Abschluss des betreffenden Geschäfts.
Art. 9
* ...
162.16 4
Art. 10
Akten der Gerichtsverwaltung
1 Die Akten der Gerichtsverwaltung sind während zehn Jahren nach Abschluss des Geschäfts aufzubewahren. Sie müssen dem Staatsarchiv nicht angeboten werden.
2 Unterlagen zu den Anwaltsprüfungen sind fünf Jahre aufzubewahren.
3 Verfügungen, Beschlüsse und Protokolle sind zusätzlich in physisch oder elektronisch angelegten Sammlungen dauernd aufzubewahren.
Art. 11
Verfahrensakten des Obergerichts
1 Die Verfahrensakten des Obergerichts werden während zehn Jahren ab Ein tritt der Rechtskraft aufbewahrt. Anschliessend werden sie dem Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung abgeliefert.
Art. 12
Verfahrensakten der Schlichtungsbehörden und der erstinstanzli chen Zivilgerichte *
1 Für die Verfahrensakten der erstinstanzlichen Zivilgerichte gelten folgende Fristen: a Schlichtungsverfahren: 1 Einigung, Klagebewilligung, Urteilsvorschlag: 5 Jahre 2 Entscheid: 10 Jahre b ordentliches Verfahren: 1 wenn berufungsfähig grundsätzlich: 30 Jahre 2 bäuerliche Sanierungen: 40 Jahre 3 familienrechtliche Angelegenheiten: 50 Jahre 4 nicht berufungsfähig: 10 Jahre c * vereinfachtes Verfahren: 1 * wenn berufungsfähig grundsätzlich: 30 Jahre 2 * berufungsfähig familienrechtlich: 50 Jahre 3 * nicht berufungsfähig: 10 Jahre d summarisches Verfahren: 1 grundsätzlich: 10 Jahre 2 Rückzug im Konkursverfahren: 2 Jahre 3 Arrestbewilligungen: 2 Jahre 4 Nachlassverträge: 40 Jahre 5 gerichtliches Verbot: dauernd e Rogate: 10 Jahre
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Art. 13
Verfahrensakten der erstinstanzlichen Strafgerichte
1 Für die Verfahrensakten der erstinstanzlichen Strafgerichte gelten folgende Fristen: a Akten Einzelgericht: 30 Jahre b Akten Kollegialgericht: 50 Jahre c Akten Jugendgericht: 1 bis zum vollendeten 30. Lebensjahr 2 Übergangstäter, wenn Massnahme oder Strafe nach StGB: Frist ge mäss Erwachsenengericht (30/50 Jahre) d Akten regionales und kantonales Zwangsmassnahmengericht: 10 Jahre e * ...
Art. 13a
* Dauerhafte Aufbewahrung
1 Geschäftskontrollen sind in physischer oder elektronischer Form dauerhaft aufzubewahren.
2 Urteile und prozesserledigende Entscheide des Obergerichts einschliesslich der Begründungen sind in einer Urteilssammlung dauernd aufzubewahren.
3 ... *
4 Die Form der Aufbewahrung richtet sich nach den Vorgaben des Staatsar chivs des Kantons Bern.
4 Anbietepflicht und Ablieferung
Art. 14
Akten des Obergerichts
1 Das Obergericht liefert dem Staatsarchiv sämtliche seiner gemäss Artikel 11 und 13a aufzubewahrenden Unterlagen nach Ablauf von zehn Jahren ab Ein tritt der Rechtskraft zur dauernden Aufbewahrung ab. *
2 Das Staatsarchiv vernichtet keine Unterlagen ohne das Einverständnis des Obergerichts.
Art. 15
* Akten der erstinstanzlichen Gerichte und der Schlichtungsbehör den
1 Das Staatsarchiv übernimmt von den erstinstanzlichen Zivil- und Strafgerich ten sowie den Schlichtungsbehörden gemäss nachfolgenden Bewertungsent scheiden ausgewählte Unterlagen in Form eines Samplings.
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2 Regionalgericht Oberland, Zivilabteilung: a Familienrechtliche Verfahren: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) b Berufungsfähige Verfahren: Integrale Archivierung c Nicht berufungsfähige Verfahren: Integrale Archivierung d Konkursbegehren ohne Eröffnung, Arreste: Nicht archivwürdig e Nachlassverfahren: Bedeutende Fälle von historischer Relevanz, Rest nicht archivwürdig f Summarverfahren: Archivierung der Eheschutzmassnahmen (im Sinne ei ner qualitativen Auswahl) jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) g Rogate: Nicht archivwürdig
3 Regionalgericht Oberland, Strafabteilung: a Einzelgericht: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) b Kollegialgericht: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.) c Zwangsmassnahmengericht: Archivierung jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.)
4 Schlichtungsbehörde Oberland: a Archivierung der ersten 500 Fälle jedes 10. Jahrgangs (2011, 2021, etc.)
5 Alle Regionalgerichte und Schlichtungsbehörden: a Findmittel und Geschäftskontrollen: Integrale Archivierung b Verbote: Integrale Archivierung c Bedeutende Einzelfälle, die von der Öffentlichkeit über die engere Region hinaus zu Kenntnis genommen worden sind.
6 Die erstinstanzlichen Zivil- und Strafgerichte und die Schlichtungsbehörden bereiten die abzuliefernden Unterlagen so auf, dass diese durch das Staatsar chiv ohne zusätzlichen Aufwand übernommen und erschlossen werden kön nen.
7 Das Staatsarchiv arbeitet mit allen aktenbildenden Stellen eine verbindliche bilaterale Ablieferungsvereinbarung aus.
8 Die Vernichtung von Akten mit oder ohne vorgängige Anbietepflicht richtet sich nach den Ablieferungsvereinbarungen gemäss Absatz 7. Neu angelegte Aktenserien einer Einheit unterliegen vor der Vernichtung immer einer Anbiete pflicht.
7 162.16
Art. 16
Unterlagen aus elektronischen Systemen
1 Für die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen ziehen die Behörden gemäss Artikel 1 Absatz 1 das Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Systeme bei. Das Staatsarchiv ist in angemessener Form am entspre chenden Projekt zu beteiligen.
2 Dem Staatsarchiv ist Zugang zu allen Systemen zu gewähren, deren Daten der Anbietepflicht unterliegen und die auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, insbesondere zu den betreffenden Projekt-, System- und Anwen dungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Zugang im Abrufverfahren ist ausgeschlossen.
3 Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, die der Anbietepflicht un terliegen, vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlichkeit in analoger Form (auf Papier oder Mikrofilm) aufbewahrt, kann die verantwortliche Ge richtsbehörde von der Anbietepflicht der im System enthaltenen Daten befreit werden.
Art. 17
Ablieferung
1 Dem Staatsarchiv sind mit den Unterlagen auch die zugehörigen Findmittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten. Davon abwei chende Abmachungen treffen die Gerichtsbehörden mit dem Staatsarchiv im Einzelfall. *
2 Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizule gen, das folgende Informationen enthält: a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten.
3 Die Gerichtsbehörden sind für die Überführung des Archivguts verantwortlich.
4 Sie lassen sich vom Staatsarchiv jede Ablieferung mit einem Ablieferungsbe richt quittieren.
5 Betreffend Einzelheiten der Ablieferung sprechen sich die Gerichtsbehörden mit dem Staatsarchiv ab.
162.16 8
5 Übergangs- und Schlussbestimmungen
Art. 18
Übergangsbestimmungen
1 Für die Archivierung der Verfahrensakten, die bis zum 31. Dezember 2010 bei den erst- und oberinstanzlichen Gerichtsbehörden in Zivil- und Strafsachen sowie den Untersuchungsrichterämtern entstanden sind, bleiben die Bestim mungen der Verordnung vom 6. August 1943 über die Bezirksarchive und die dazugehörigen Weisungen der Aufsichtskammer des Obergerichts des Kantons Bern vom 28. August 2009 anwendbar.
2 Für die Archivierung der Verfahrensakten, die bis zum 31. Dezember 2010 bei den Jugendgerichten entstanden sind, bleiben die Archivbestimmungen der Verordnung vom 20. Dezember 2006 über die Jugendrechtspflege (Jugend rechtspflegeverordnung, JRPV) 1 ) anwendbar.
Art. 19
Inkrafttreten
1 Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.
2 Es wird in die Bernische Amtliche Gesetzessammlung aufgenommen. Bern, 29. November 2010 Im Namen des Obergerichts Der Präsident: Trenkel Der Generalsekretär: Kohler
1) BSG 322.111
9 162.16 Änderungstabelle - nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 29.11.2010 01.01.2011 Erlass Erstfassung 11-75 20.11.2015 01.01.2016
Art. 9
aufgehoben 16-005 20.11.2015 01.01.2016
Art. 13a
eingefügt 16-005 20.11.2015 01.01.2016
Art. 14 Abs. 1
geändert 16-005 14.02.2023 01.06.2023 Erlasstitel geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 1 Abs. 1
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 4 Abs. 3
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 5
Titel geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 5 Abs. 1
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 5 Abs. 2
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 6 Abs. 1
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 7 Abs. 1, b
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 12
Titel geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 12 Abs. 1, c
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 12 Abs. 1, c,
1 eingefügt 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 12 Abs. 1, c,
2 eingefügt 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 12 Abs. 1, c,
3 eingefügt 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 13 Abs. 1, e
aufgehoben 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 13a Abs. 3
aufgehoben 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 15
geändert 23-025 14.02.2023 01.06.2023
Art. 17 Abs. 1
geändert 23-025
162.16 10 Änderungstabelle - nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 29.11.2010 01.01.2011 Erstfassung 11-75 Erlasstitel 14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 1 Abs. 1
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 4 Abs. 3
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 5
14.02.2023 01.06.2023 Titel geändert 23-025
Art. 5 Abs. 1
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 5 Abs. 2
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 6 Abs. 1
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 7 Abs. 1, b
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 9
20.11.2015 01.01.2016 aufgehoben 16-005
Art. 12
14.02.2023 01.06.2023 Titel geändert 23-025
Art. 12 Abs. 1, c
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 12 Abs. 1, c,
1 14.02.2023 01.06.2023 eingefügt 23-025
Art. 12 Abs. 1, c,
2 14.02.2023 01.06.2023 eingefügt 23-025
Art. 12 Abs. 1, c,
3 14.02.2023 01.06.2023 eingefügt 23-025
Art. 13 Abs. 1, e
14.02.2023 01.06.2023 aufgehoben 23-025
Art. 13a
20.11.2015 01.01.2016 eingefügt 16-005
Art. 13a Abs. 3
14.02.2023 01.06.2023 aufgehoben 23-025
Art. 14 Abs. 1
20.11.2015 01.01.2016 geändert 16-005
Art. 15
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
Art. 17 Abs. 1
14.02.2023 01.06.2023 geändert 23-025
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