Legalisation deutscher Urkunden, Erteilung von Apostillen und Bestätigungen sowie Befreiung von der Legalisation

1.  Allgemeines

1.1 

Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer im Inland ausgestellten Urkunde durch die zuständige Vertretung des ausländischen Staates (Konsulat, Konsularabteilung der diplomatischen Vertretung), in dem die Urkunde verwendet werden soll. Gegenstand der Legalisation können nur öffentliche Urkunden (vgl. § 415 Abs. 1 ZPO) sein; auch die Legalisation der öffentlichen Beglaubigung einer Privaturkunde ist möglich.

1.2 

Eine Legalisation ist erforderlich,

1.2.1 

wenn die Legalisation nach dem nationalen Recht des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist (sog. Legalisationszwang) und ein zwischenstaatliches Übereinkommen, das den Legalisationszwang aufhebt oder einschränkt, mit diesem Staat nicht besteht oder

1.2.2 

wenn nach dem erwähnten nationalen Recht ein Legalisationszwang zwar nicht besteht, jedoch die Gerichte oder Behörden jenes Staates im Einzelfall die Legalisation verlangen.

1.3 

An die Stelle der Legalisation tritt im Verkehr mit den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875, 1966 II S. 106) eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung, die sog. Apostille. Zu einer erteilten Apostille kann eine Bestätigung gemäß Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens beantragt werden.

1.4 

Mit verschiedenen Staaten sind zwei- oder mehrseitige Verträge in Kraft, wonach Urkunden, die in diesen Staaten allgemein oder für bestimmte Zwecke oder bestimmte Verfahren verwendet werden sollen, keiner Legalisation bedürfen; von den Gerichten und Behörden dieser Staaten kann, auch wenn sie Vertragsstaaten des Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation sind, die Apostille nicht verlangt werden.

1.5 

Ist in zwei- oder mehrseitigen Verträgen vorgesehen, dass Urkunden bei Verwendung in einem anderen Staat legalisiert sein müssen oder dass sie einer besonderen Beglaubigung oder Bescheinigung bedürfen, die formstrenger sind als die Apostille, so bedarf es nur der Apostille, wenn der Staat, in dem die Urkunde verwendet werden soll, Vertragsstaat des Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 ist.

1.6 

Seit dem 16. Februar 2019 gilt die Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 (ABl. L 200 vom 26. Juli 2016, S. 1). Unter die Verordnung (EU) 2016/1191 fallende öffentliche Urkunden und ihre beglaubigten Kopien, darunter auch bestimmte familiengerichtliche Entscheidungen, insbesondere betreffend die Ehescheidung, die Auflösung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft, die Abstammung und die Adoption, sind von jeder Art der Legalisation oder ähnlichen Förmlichkeit befreit.

1.7 

Wird die Beglaubigung einer Urkunde oder die Erteilung der Apostille aufgrund eines entsprechenden Verlangens einer ausländischen Behörde oder Vertretung beantragt, obwohl die Urkunde in einem Staat verwendet werden soll, der dies nach dem einschlägigen zwischenstaatlichen Vertrag nicht verlangen kann, so ist zunächst dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.

1.8 

Der Anhang enthält eine alphabetische Staatenliste mit Informationen darüber, ob,

zweiseitige Verträge bestehen, wonach Urkunden bei Verwendung in diesen Staaten von der Legalisation befreit sind,

dort deutsche Urkunden auf vertragloser Grundlage ohne Legalisation anerkannt werden,

im Verhältnis zum jeweiligen Staat das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation zur Anwendung kommt, also eine Apostille genügt,

Vertretungen in der Bundesrepublik Deutschland sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts begnügen,

bei der Legalisation außer der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts weitere Beglaubigungen verlangt werden,

es sich um Vertragsstaaten des Europäischen Übereinkommens vom 7. Juni 1968 zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1971 II S. 85, 1023) handelt,

im Verhältnis zum jeweiligen Staat die Verordnung (EU) 2016/1191 zur Anwendung kommt.

1.9 

Wegen des Erfordernisses der Legalisation oder entsprechender Förmlichkeiten im Rechtshilfeverkehr in Zivilsachen sowie im Auslieferungsverkehr und im Rechtshilfeverkehr in Strafsachen wird auf die Länderteile der Rechtshilfeordnung für Zivilsachen (ZRHO) und der Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in strafrechtlichen Angelegenheiten (RiVASt) verwiesen.

1.10 

Hinsichtlich der Konkurrenz des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zu den in Spalte 3 des Anhang aufgeführten Verträgen wird auf Art. 3 Abs. 2, Art. 8 des Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 und auf die einschlägigen Bestimmungen der Verträge verwiesen. Hinsichtlich der Konkurrenz der Verordnung (EU) 2016/1191 zum Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 sowie zu den in Spalte 3 des Anhangs aufgeführten Verträgen wird auf Art. 19 Abs. 1 und 2 der Verordnung (EU) 2016/1191 verwiesen.

2.  Legalisation

2.1 

Urkunden, die legalisiert werden sollen, bedürfen vorher in der Regel einer besonderen innerstaatlichen Beglaubigung. Zuständig für die Beglaubigung amtlicher Unterschriften aus dem Bereich der ordentlichen Gerichtsbarkeit einschließlich der Notare ist der Präsident des Landgerichts (Art. 21 AGGVG). Der Präsident des Landgerichts ist auch für die Bescheinigung zuständig, dass der Richter oder Beamte zur Vornahme der Amtshandlung befugt war, und für die Bestätigung der Echtheit des beigedrückten Dienstsiegels (Dienststempel).

Die Beglaubigung von Unterschriften, die nicht aus dem Bereich der ordentlichen Gerichtsbarkeit einschließlich der Notare herrühren, soll der Präsident des Landgerichts nur vornehmen, wenn die für die Legalisation zuständige ausländische Vertretung ohne Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts die Legalisation ablehnen würde. Über solche Fälle ist dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.

2.2 

Die meisten Vertretungen ausländischer Staaten in der Bundesrepublik Deutschland begnügen sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts oder seinen Vertreter (vereinfachtes Legalisationsverfahren). Von einigen Vertretungen ausländischer Staaten werden jedoch weitere Beglaubigungen verlangt, insbesondere durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (postalische Anschrift: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, Referat Apostillen und Forderungsmanagement, Kirchhofstraße 1 - 2, 14776 Brandenburg).

2.3 

Im Interesse eines einheitlichen Sprachgebrauchs sollte für die Echtheitsbestätigung der Präsidenten der Landgerichte oder ihrer Vertreter ausschließlich der Ausdruck „Vorbeglaubigung“ verwendet werden. Der Ausdruck „Legalisation“ ist der Echtheitsbestätigung durch die ausländischen Vertretungen vorbehalten.

2.4 

In Zivil- und Handelssachen richtet sich die Form des Beglaubigungsvermerks nach § 19 Abs. 2 ZRHO. Aus besonderen Gründen kann von dieser Form abgewichen werden. Der Vermerk ist mit Ortsangabe, Datum, Dienstsiegel oder Dienststempel zu versehen und zu unterschreiben (Vor- und Familienname). Der Unterschrift ist der Vor- und Familienname sowie die Amtsbezeichnung des Unterzeichners in Maschinenschrift beizufügen.

2.5 

Wegen der Form der Beglaubigung in strafrechtlichen Angelegenheiten wird auf Nr. 28 Abs. 3 und Muster 3 RiVASt verwiesen.

2.6 

Der Beglaubigungsvermerk hat sich unmittelbar an die zu beglaubigende Unterschrift anzuschließen, Zwischenräume sind zu vermeiden. Der Raum für die Beglaubigung ist so zu bemessen, dass alle Beglaubigungen möglichst ohne Beifügung von Anhängebögen auf der Urkunde selbst Platz finden. Ist dies nicht möglich, so ist ein für alle weiteren Vermerke ausreichender Bogen anzuhängen oder anzukleben und durch Schnur und Siegel bzw. Verbindungsstempel mit der Urkunde zu verbinden.

2.7 

In Zivil- und Handelssachen ist jede Beglaubigung mit einem Vermerk über die Höhe der berechneten Gebühr zu versehen. Die Kette der Beglaubigungen soll nicht durch Kostenvermerke unterbrochen werden, da sonst bei ausländischen Stellen Missverständnisse entstehen könnten. Der Kostenvermerk soll daher möglichst nicht unter, sondern neben den Beglaubigungsvermerk gesetzt und kurz gefasst werden.

2.8 

Das Staatsministerium der Justiz übermittelt denjenigen Vertretungen ausländischer Staaten, die sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts begnügen, mit dem Abdruck des Dienstsiegels versehene Unterschriftsproben der Präsidenten der bayerischen Landgerichte und ihrer Vertreter. Die Übersendung erfolgt primär auf elektronischem Weg. Für Übersendungen in Papierform sind von den Präsidenten der Landgerichte je zehn mit dem Abdruck des Dienstsiegels (Dienststempels) versehene Proben ihrer Unterschrift und der Unterschrift ihrer ständigen und ihrer weiteren zeichnungsberechtigten Vertreter nach den Mustern Anlage 1 und Anlage 2 (Format DIN A5) dem Staatsministerium der Justiz unmittelbar vorzulegen. Für die Unterschriftsproben der Präsidenten der Landgerichte gilt dies unverzüglich nach der Amtsübernahme, für diejenigen der Vertreter unverzüglich nach der Bestellung zum Vertreter. Scheidet ein weiterer zeichnungsberechtigter Vertreter eines Präsidenten eines Landgerichts aus, so ist hierüber dem Staatsministerium der Justiz unmittelbar zu berichten. Die Unterschriftsproben sind mit dem Vornamen und dem Familiennamen zu zeichnen; sie können im Ablichtungsverfahren hergestellt werden. Der Abdruck des Dienstsiegels (Dienststempel) ist stets im Original beizufügen. Von einer Datumsangabe ist abzusehen. Bei der Beglaubigung durch neu ernannte Präsidenten und neu bestellte Vertreter ist zu berücksichtigen, dass die Unterschriftsproben den Auslandsvertretungen grundsätzlich nur jeweils zu Beginn des Kalenderjahres übersandt werden.

2.9 

Für die Beglaubigung werden Gebühren nach Art. 1 LJKostG in Verbindung mit Nr. 1310 Kostenverzeichnis zum JVKostG erhoben.

 

3.  Erteilung der Apostille und der Bestätigung gemäß Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens vom 5. Oktober 1961

3.1 

Das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (im Folgenden: Übereinkommen) sieht eine Vereinfachung des Urkundenverkehrs zwischen den Vertragsstaaten vor, indem an die Stelle der Legalisation oder einer in einer zwischenstaatlichen Vereinbarung vorgesehenen formstrengeren Beglaubigung oder Bescheinigung eine vereinfachte, nach einheitlichem Muster herzustellende Apostille tritt. Die Apostille wird von einer Behörde des Staates, in dem die Urkunde errichtet wurde, ausgestellt. Auf Antrag eines Beteiligten stellt diese Behörde fest, ob die Angaben in der Apostille mit den Angaben in dem Register, in das die Ausstellung der Apostille einzutragen ist, übereinstimmen und erteilt hierüber eine Bestätigung.

3.2 

Die Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille ist in § 72 der Zuständigkeitsverordnung (ZustV) vom 16. Juni 2015 (GVBl. S. 184, BayRS 2015-1-1-V) geregelt. Bei der Erteilung der Apostille oder Bestätigung gemäß Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens können die Gerichtsvorstände oder Behördenleiter von ihren zur Beglaubigung für den Urkundenverkehr ermächtigten Stellvertretern vertreten werden.

3.3 

Die geschäftliche Behandlung der Anträge auf

Erteilung der Apostille (Art. 5 Abs. 1 des Übereinkommens) und

Feststellung der Übereinstimmung der Angaben der Apostille mit denen des Registers (Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens)

richtet sich nach den Vorschriften der Generalaktenverfügung für die Justizverwaltung vom 20. Juni 1974 (JMBl. S. 137), zuletzt geändert durch Bekanntmachung vom 29. Mai 2017 (JMBl. S. 74), und nach den nachstehenden besonderen Bestimmungen.

3.4 

Die Anträge auf Erteilung der Apostille sind jahrgangsweise in ein Register nach dem Muster der Anlage 3 (Spalten 1 bis 3) einzutragen. Die Zurückweisung eines Antrags ist in Spalte 8 „Bemerkungen“ des Registers zu vermerken. Für die Bildung der Geschäftsnummer (§§ 5, 7 und 10 Generalaktenverfügung) ist von den Landgerichtspräsidenten und den Amtsgerichtspräsidenten das Aktenzeichen 910 a oder 910 1a sowie als Unterscheidungskennzeichen die laufende Nr. des Registers unter Beifügung der Jahreszahl zu verwenden. Die Anträge auf Erteilung der Apostille nebst den dazugehörigen Schriftstücken sind zu Sammelakten zu nehmen. Die Sammelakten sind zwei Jahre, die Register 50 Jahre aufzubewahren.

3.5 

Die Apostille (Art. 4 des Übereinkommens) wird unter Verwendung eines Vordrucks nach dem Muster der Anlage 4 hergestellt und mit der Urkunde mittels Schnur und Siegel dauerhaft verbunden oder unter Verwendung des Abdrucks eines Gummistempels, der dem Vordruck nach dem Muster der Anlage 4 entspricht, auf der Urkunde hergestellt. Der Vordruck nach Anlage 4 kann auch als Klebeetikett hergestellt und auf die Urkunde dauerhaft aufgeklebt werden. Die Apostille ist dabei in Form und Größe des Musters der Anlage 4 zu erstellen, ohne Rücksicht auf das verwendete Papierformat. Das Siegel ist in diesem Fall so anzubringen, dass es Klebeetikett und Urkunde gleichzeitig abdeckt. Über die Erteilung der Apostille sind die nach Art. 7 Abs. 1 des Übereinkommens vorgeschriebenen Angaben in das Register (Spalten 4 bis 7) einzutragen.

3.6 

Die Anträge auf Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers sind ohne besondere registermäßige Erfassung unter dem Aktenzeichen 910 b oder, soweit vierstellige Aktenzeichen verwendet werden, unter dem Aktenzeichen 910 1b zu Sammelakten zu nehmen. Stimmen die Angaben in der Apostille mit denen des Registers überein, so wird dem Antrag durch eine Bestätigung nach dem Muster der Anlage 5 entsprochen. Ergibt die Prüfung nach Art. 7 Abs. 2 des Übereinkommens, dass die Apostille im Register nicht vermerkt ist oder dass die in ihr enthaltenen Angaben mit denen des Registers nicht übereinstimmen, so ist dem Antragsteller ein entsprechender Bescheid zu erteilen; hierüber ist dem Staatsministerium der Justiz zu berichten.

3.7 

Für die Erteilung der Apostille und für die Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers einschließlich der Bestätigung hierüber werden Gebühren nach Art. 1 LJKostG in Verbindung mit Nrn. 1310 und 1401 Kostenverzeichnis zum JVKostG erhoben.

4.  Europäisches Übereinkommen vom 7. Juni 1968 zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation

Deutschland ist Vertragspartei des Europäischen Übereinkommens vom 7. Juni 1968 zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation. Aufgrund dieses Übereinkommens sind Urkunden von der Legalisation befreit, die von den diplomatischen oder konsularischen Vertretern einer Vertragspartei des Übereinkommens in ihrer amtlichen Eigenschaft in Wahrnehmung ihrer Aufgaben in dem Hoheitsgebiet irgendeines Staates errichtet worden sind und die im Hoheitsgebiet einer anderen Vertragspartei verwendet oder einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung einer anderen Vertragspartei vorgelegt werden, die ihre Aufgaben im Hoheitsgebiet eines Staates wahrnehmen, der nicht Vertragspartei des Übereinkommens ist.

5.  Befreiung von der Legalisation und einer ähnlichen Förmlichkeit nach der Verordnung (EU) 2016/1191

5.1. 

Die in den Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2016/1191 fallenden öffentlichen Urkunden sind von jeder Art der Legalisation und ähnlichen Förmlichkeit befreit.

5.2 

Beantragt eine Person die Anbringung einer Apostille auf einer öffentlichen Urkunde, die unter die Verordnung (EU) 2016/1191 fällt, so ist sie darauf hinzuweisen, dass nach der Verordnung (EU) 2016/1191 eine Apostille nicht länger erforderlich ist, wenn die Vorlage der Urkunde in einem anderen Mitgliedstaat beabsichtigt ist.

5.3 

Hält die Person ihren Antrag aufrecht, so ist die Apostille nach den Regelungen unter Nr. 3 anzubringen.

5.4 

Bei Zweifeln an der Echtheit einer deutschen öffentlichen Urkunde erfolgt die Urkundenüberprüfung über das Binnenmarktinformationssystem der EU-Kommission (IMI). In IMI werden von den Mitgliedstaaten Urkundsmuster hinterlegt, die eine erste Überprüfung ermöglichen. Bestehen weiterhin Zweifel an der Echtheit, so kann die Behörde eines anderen Mitgliedstaats über IMI bei dem ausstellenden Gericht oder über das Bundesamt für Justiz, das die Anfragen an das zuständige Gericht weiterleitet, eine Bestätigung über die Echtheit einholen. Die Anfragen sind innerhalb von maximal fünf Arbeitstagen bzw. von zehn Arbeitstagen, wenn das Ersuchen über das Bundesamt für Justiz geleitet wird, zu beantworten.

6.  Inkrafttreten

Die Bekanntmachung tritt am 1. Juni 2008 in Kraft. Die Bekanntmachung über die Legalisation deutscher Urkunden, über die Erteilung von Apostillen und Bestätigungen sowie über die Befreiung von der Legalisation vom 5. Dezember 2000, Az. 7101 - I - 13571/2000, JMBl. 2001 S. 2, tritt mit Ablauf des 31. Mai 2008 außer Kraft.

Anlagen