Aufbewahrung und Archivierung von Flurbereinigungsunterlagen

Auf Grund des Art. 25 des Gesetzes zur Ausführung des Flurbereinigungsgesetzes (AGFlurbG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 8. Februar 1994 (GVBl. S. 127, BayRS 7815-1-L), das zuletzt durch § 39 des Gesetzes vom 20. Dezember 2011 (GVBl. S. 689) geändert worden ist, und Nr. 7.2 der Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung über die Aussonderung, Anbietung, Übernahme und Vernichtung von Unterlagen (Aussonderungsbekanntmachung – Aussond-Bek) vom 19. November 1991 (AllMBl. S. 884, StAnz. Nr. 48), die durch Bekanntmachung vom 6. November 2001 (AllMBl. S. 658, StAnz. Nr. 46) geändert worden ist, erlässt das Bayerische Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten im Einvernehmen mit dem Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst zur Aufbewahrung und Archivierung von Flurbereinigungsunterlagen folgende Bekanntmachung:

1.  Grundsätze

1.1 

Flurbereinigungsunterlagen sind die bei der Durchführung von Verfahren nach dem Flurbereinigungsgesetz (FlurbG) in der jeweils geltenden Fassung anfallenden Karten, Risse, Pläne, Niederschriften, Verzeichnisse, elektronischen Daten und das gesammelte Schriftgut.

1.2 

¹Keine Flurbereinigungsunterlagen im Sinne dieser Bekanntmachung sind Organisations- und Personalakten sowie sonstige Verwaltungsakten. ²Diese sind dem zuständigen Staatsarchiv zum Zeitpunkt der Entbehrlichkeit gemäß den Bestimmungen der Aussond-Bek zur Übernahme anzubieten.

1.3 

Die Abgabe von Flurbereinigungsunterlagen während der Laufzeit und zum Abschluss der Verfahren richtet sich nach den Vorschriften über die Zusammenarbeit mit den Behörden und Stellen, die an Verfahren nach dem Flurbereinigungsgesetz mitwirken, nach der Verordnung über die Ämter für Ländliche Entwicklung (ALEV), nach den Arbeitshilfen und Vorschriften für die Ländliche Entwicklung in Bayern (AVLE) sowie nach dem Qualitätsmanagement der Verwaltung für Ländliche Entwicklung.

1.4 

Diese Vorschrift regelt den Verbleib der nach der Schlussfeststellung (§ 149 FlurbG) und nach der Abgabe an mitwirkende Stellen noch vorhandenen Flurbereinigungsunterlagen sowie die Archivierung und Vernichtung von Daten.

2.  Aufbewahrung

¹Für jedes Verfahren nach dem Flurbereinigungsgesetz sind die folgenden Unterlagen zu erhalten und dauernd aufzubewahren:

– Gebietskarte mit Änderungskarten und „Stand Ausführungsanordnung“,

– Plan über die gemeinschaftlichen und öffentlichen Anlagen mit Bescheid, Karte, Anlagen- und Maßnahmenverzeichnis sowie Erläuterungsbericht,

– Wertermittlungskarte,

– Flurbuch (Einlage),

– Bestandsblatt (Einlage),

– Bestandskarte,

– Verzeichnis der Flurstücke (Einlage) mit den Anteilen zu den Landabzügen bzw. Vorausleistungen,

– Zusammenstellung I,

– Abfindungskarte mit Änderungskarte,

– Textteil zum Flurbereinigungsplan,

– Auszüge aus dem Flurbereinigungsplan (Eigentümer-, Forderungs- und Abfindungsnachweis),

– Verzeichnis der Flurstücke mit den Anteilen zur Beitragspflicht (§ 19 FlurbG),

– Flurbuch,

– Förderanträge mit den begründenden Unterlagen (Bauentwurf etc.) und Schlussfinanzierung mit Verwendungsnachweis und Schlussbescheid, jedoch ohne Ausschreibungsunterlagen, ohne den damit verbundenen Schriftverkehr und ohne die Massenberechnungen,

– Dorferneuerungsplan,

– fortlaufende Niederschriften,

– Verfahrensakt mit Vollmachten, Bekanntmachungen und Ladungen.

²Die dauernde Aufbewahrung der oben beschriebenen Unterlagen ist auch für den Fall sicherzustellen, dass diese noch unter einer früheren Bezeichnung geführt oder in einem anderen Ordnungszustand verwahrt werden. ³Dem zuständigen Staatsarchiv sind ferner Luftbild- und Kartenmaterialien zur Übernahme anzubieten, die als Hilfsmittel für die Durchführung der Flurbereinigung beschafft wurden (Luftbilder, Luftbildkarten, Luftbildauswertungen, Schrägaufnahmen, Flur- und Katasterkarten).

3.  Vernichtung

3.1 

Die auf Datenträgern gespeicherten Eigentümer- und Flurstücksdaten sind zu löschen, wenn diese zur Verfahrensdurchführung, für Auskunftszwecke oder zur Durchführung der Aussonderung und Archivierung nicht mehr benötigt werden.

3.2 

Alle Flurbereinigungsunterlagen, die nicht unter den Nrn. 2 und 3.1 aufgeführt sind, dürfen fünf Jahre nach der Schlussfeststellung vernichtet werden, soweit nach anderen Vorschriften (zum Beispiel der Europäischen Union) keine längeren Aufbewahrungszeiten vorgeschrieben sind.

4.  Abgabe

4.1 

¹Die Unterlagen nach Nr. 2 sind dem zuständigen Staatsarchiv jeweils gesammelt für mehrere Verfahren nach dem Flurbereinigungsgesetz zuzuleiten. ²Die Zuständigkeit der Staatsarchive bemisst sich nach der Lage der Flurbereinigungsgebiete in den Regierungsbezirken. ³Demnach sind zuständig für

– Regierungsbezirk Oberbayern das Staatsarchiv München, Schönfeldstraße 3, 80539 München,

– Regierungsbezirk Niederbayern das Staatsarchiv Landshut, Schlachthofstraße 10, 84034 Landshut,

– Regierungsbezirk Oberpfalz das Staatsarchiv Amberg, Archivstraße 3, 92224 Amberg,

– Regierungsbezirk Oberfranken (ohne kreisfreie Stadt und Landkreis Coburg) das Staatsarchiv Bamberg, Hainstraße 39, 96047 Bamberg,

– kreisfreie Stadt und Landkreis Coburg das Staatsarchiv Coburg, Herrngasse 11, 96450 Coburg,

– Regierungsbezirk Mittelfranken das Staatsarchiv Nürnberg, Archivstraße 17, 90408 Nürnberg,

– Regierungsbezirk Unterfranken das Staatsarchiv Würzburg, Residenzplatz 2, Residenz-Nordflügel, 97070 Würzburg,

– Regierungsbezirk Schwaben das Staatsarchiv Augsburg, Salomon-Idler-Straße 2, 86159 Augsburg.

⁴Über das zur Abgabe vorgesehene Archivgut ist ein elektronisches Verzeichnis in Tabellenform zu übersenden, in dem die zur Abgabe vorgesehenen Unterlagen einzeln und unter Angabe der laufenden Nummer, des Aktenzeichens, des Betreffs, des Laufzeitanfangs und des Laufzeitendes aufgeführt sind (siehe Anlage 2 der Aussond-Bek). ⁵Ergänzend ist das Datum der jeweiligen Schlussfeststellung anzugeben. ⁶Zur Erleichterung von Nachforschungen bei den Staatsarchiven ist gleichzeitig mit dem Verzeichnis eine Zusammenstellung der Flurbereinigungsunterlagen, die während der Laufzeit und zum Abschluss des einzelnen Verfahrens für dauernd an andere Behörden abgegeben wurden (Nr. 1.3), zu übermitteln. ⁷Die Anschrift der jeweiligen Behörde ist anzugeben.

4.2 

¹Die Entscheidung über die Vernichtungen nach Nr. 3 trifft das zuständige Amt für Ländliche Entwicklung. ²Die Entscheidung über die Löschung zentraler Datenbestände trifft der Bereich Zentrale Aufgaben am Amt für Ländliche Entwicklung Oberbayern.

5.  Schlussbestimmungen

¹Diese Bekanntmachung tritt am 1. Juni 2018 in Kraft. ²Mit Ablauf des 31. Mai 2018 tritt die Bekanntmachung über die Aussonderung von Flurbereinigungsunterlagen vom 16. Juni 1986 (LMBl. S. 131) außer Kraft.

 

Hubert Bittlmayer

Ministerialdirektor