AVAR: Richtlinien über den amtlichen Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inland

Aufgrund des Art. 43 Abs. 1 der Verfassung (BV) erlässt die Bayerische Staatsregierung folgende Richtlinien:

1.  Allgemeine Vorschriften

1.1  Geltungsbereich

1.1.1 

Diese Richtlinien gelten für alle Behörden des Freistaates Bayern.

1.1.2 

Diese Richtlinien gelten nur soweit nicht durch Gesetz, zwischenstaatliche Abkommen oder in sonstigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften Sonderregelungen getroffen sind.

1.1.3 

Die Bestimmungen der Nrn. 2 bis 5 gelten sinngemäß auch für den mündlichen und fernmündlichen Verkehr.

1.2  Begriffe

1.2.1  Konsularsachen

Zu den Konsularsachen gehören alle Aufgaben, die den Konsularbeamten durch das Konsulargesetz vom 11. September 1974 (BGBl I S. 2317), geändert durch Art. 12 des Gesetzes vom 4. Mai 1998 (BGBl I S. 833) in der jeweils geltenden Fassung oder durch andere Rechts- und Verwaltungsvorschriften übertragen sind. Darüber hinaus bestehen aber noch weitere Konsularaufgaben, die sich aus einzelnen Staatsverträgen oder aus deutschen Sondergesetzen ergeben. Ist im Einzelfall zweifelhaft, ob es sich um eine Konsularsache handelt, ist die Entscheidung der zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstweg einzuholen.

1.2.2  Schutzmachtangelegenheiten

Zu den Schutzmachtangelegenheiten gehört die Wahrnehmung der Belange der Bundesrepublik Deutschland im Ausland durch fremde diplomatische oder konsularische Vertretungen.

1.2.3  Deutsche

Deutsche im Sinn dieser Richtlinien sind Deutsche im Sinn des Art. 116 Abs. 1 des Grundgesetzes.

2.  Amtlicher Schriftverkehr in das Ausland

2.1  Amtlicher Schriftverkehr mit Deutschen und deutschen Dienststellen im Ausland

2.1.1  Schriftverkehr mit Deutschen im Ausland

Mit Deutschen im Ausland ist ein unmittelbarer Schriftverkehr allen Behörden gestattet. Handelt es sich jedoch um grundsätzliche Fragen von allgemeiner Bedeutung oder um politische Angelegenheiten, so ist der Schriftverkehr unter Beifügung einer kurzen Sachdarstellung auf dem Dienstweg der zuständigen obersten Landesbehörde vorzulegen.

2.1.2  Schriftverkehr mit deutschen konsularischen und diplomatischen Vertretungen im Ausland

Der Schriftverkehr ist der zuständigen obersten Landesbehörde unter Beifügung einer kurzen Sachdarstellung auf dem Dienstweg vorzulegen. In Konsularsachen (Nr. 1.2.1) ist ein unmittelbarer Schriftverkehr gestattet, es sei denn, es handelt sich um

– grundsätzliche Fragen von allgemeiner Bedeutung oder um politische Angelegenheiten

– Angelegenheiten, deren Kenntnis für die Staatsregierung oder das Auswärtige Amt wichtig ist, oder

– ein allgemeines Ersuchen, das an alle konsularischen Vertretungen oder an eine größere Anzahl von ihnen gerichtet ist.

Mit Ausnahme der Botschaft beim Heiligen Stuhl in Rom nehmen alle Botschaften und Gesandtschaften der Bundesrepublik Deutschland im Ausland Konsulargeschäfte wahr.

2.2  Sonstiger amtlicher Schriftverkehr in das Ausland

2.2.1  Schriftverkehr mit fremden Staatsangehörigen, Staatenlosen und nicht amtlichen ausländischen Vereinigungen und Organisationen im Ausland

Der unmittelbare Schriftverkehr ist allen Behörden gestattet. Handelt es sich jedoch um grundsätzliche Fragen von allgemeiner Bedeutung oder um politische Angelegenheiten, ist der Schriftverkehr unter Beifügung einer kurzen Sachdarstellung auf dem Dienstweg der zuständigen obersten Landesbehörde vorzulegen. Beim Erlass von Hoheitsakten ist allen Behörden der unmittelbare Schriftverkehr mit der zuständigen konsularischen Vertretung gestattet. Unbeschadet besonderer Rechtsvorschriften kann eine fremdsprachliche Übersetzung von der absendenden Stelle beigefügt werden; sie soll beigefügt werden, wenn durch das Schreiben eine Rechtsmittelfrist in Gang gesetzt wird und davon auszugehen ist, dass der Empfänger der deutschen Sprache nicht hinreichend mächtig ist. Als Anlage liegt eine Übersicht der von den deutschen diplomatischen Vertretungen im Schriftverkehr mit den Behörden des Gastlandes verwendeten Sprachen bei.

2.2.2  Schriftverkehr mit ausländischen und zwischenstaatlichen Einrichtungen

Den zuständigen obersten Landesbehörden ist ein unmittelbarer Schriftverkehr mit Zentral-, Regional- und Lokalbehörden ausländischer Staaten, mit deren amtlichen oder halbamtlichen Organisationen sowie mit europäischen oder sonstigen zwischenstaatlichen Einrichtungen, Gerichtshöfen und Kommissionen gestattet.

Beim Erlass von Hoheitsakten ist allen anderen Behörden der unmittelbare Schriftverkehr mit der zuständigen konsularischen Vertretung gestattet; die zuständige oberste Landesbehörde kann jedoch anordnen, dass ihr der Schriftverkehr vorzulegen ist. Ferner ist allen anderen Behörden ein unmittelbarer Schriftverkehr unter Beifügung einer kurzen Sachdarstellung mit Regional- und Lokalbehörden ausländischer Staaten gestattet, soweit es sich nicht um politische Angelegenheiten handelt; in diesen Fällen ist der Schriftverkehr unter Beifügung einer kurzen Sachdarstellung auf dem Dienstweg der zuständigen obersten Landesbehörde vorzulegen.

2.3  Benutzung des Kurierwegs beim amtlichen Schriftverkehr in das Ausland

In Fällen, in denen ein unmittelbarer Schriftverkehr in das Ausland zwar zulässig ist, aber die Benutzung des gewöhnlichen Postwegs nicht angezeigt erscheint, ist das Schreiben unmittelbar über die Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes, Werderscher Markt 1, 10117 Berlin, zu leiten. Dabei ist wie folgt zu verfahren:

– Die Schreiben sind in doppelten Briefumschlägen abzusenden. Der äußere Umschlag ist mit der Anschrift der Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes zu versehen. Auf dem Innenumschlag und auf dem Schreiben selbst ist die empfangende oder vermittelnde deutsche Auslandsvertretung anzugeben. Auf ihre nähere Anschrift kann verzichtet werden. Es genügt z.B. „An die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Lissabon“ oder, wenn die Botschaft zur Weiterleitung des Schreibens in Anspruch genommen wird, außer der vollen Anschrift des Empfängers „Über die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Lissabon“.

– Ein Anschreiben an die Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes ist nicht erforderlich.

– Die Innenumschläge von Sendungen, die an eine leitende Person einer Auslandsvertretung oder an die Auslandsvertretung unmittelbar gerichtet sind, können verschlossen, die Umschläge aller anderen Sendungen müssen der Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes unverschlossen, in beiden Fällen unfrankiert, zugeleitet werden.

Von der Beförderung von Schreiben durch Kurier ist nur in unabweisbaren Fällen Gebrauch zu machen.

3.  Amtlicher Schriftverkehr mit ausländischen Dienststellen im Inland

3.1  Schriftverkehr mit ausländischen Konsularbehörden im Inland

Im üblichen konsularischen Verkehr (Nr. 1.2.1) ist ein unmittelbarer Schriftverkehr allen Behörden gestattet, wenn es sich um Einzelangelegenheiten des Amtsbezirks der betreffenden Konsularbehörde handelt.

In grundsätzlichen Fragen von allgemeiner Bedeutung, in politischen Angelegenheiten und bei Konsularsachen in Schutzmachtangelegenheiten (vgl. Nr. 1.2.2) ist der Schriftverkehr unter Beifügung einer kurzen Sachdarstellung auf dem Dienstweg der zuständigen obersten Landesbehörde vorzulegen.

Die Zulassung der ausländischen Konsuln für das Gebiet des Freistaates Bayern wird jeweils im Bayerischen Staatsanzeiger bekannt gemacht.

3.2  Schriftverkehr mit ausländischen diplomatischen Vertretungen im Inland

Ein unmittelbarer Schriftverkehr ist den zuständigen obersten Landesbehörden gestattet.

Alle anderen Behörden haben Schreiben dieser Stellen der zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstweg vorzulegen. Ausgenommen hiervon ist jedoch der Schriftverkehr in Konsularsachen (vgl. Nr. 1.2.1) mit solchen ausländischen diplomatischen Vertretungen, denen Konsulargeschäfte für den Bereich des Freistaates Bayern übertragen sind; Nr. 3.1 gilt entsprechend.

4.  Auskünfte an ausländische Behörden

4.1 

Unbeschadet datenschutzrechtlicher und verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (Art. 18 Abs. 3 BayDSG, Art. 30 BayVwVfG) darf einem Ersuchen ausländischer Stellen um Auskunft über Deutsche grundsätzlich nur stattgegeben werden, wenn

– Anlass und Zweck der Anfrage klar ersichtlich sind oder sich durch Rückfrage bei der ersuchenden ausländischen Stelle ermitteln lassen,

– sich die betreffende Person damit einverstanden erklärt hat oder das Einverständnis vorausgesetzt werden kann und

– bekannt ist, dass der fremde Staat Gegenseitigkeit übt.

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt oder handelt es sich um eine Angelegenheit, deren Kenntnis für die Staatsregierung oder das Auswärtige Amt wesentlich ist, so ist die Anfrage der zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstweg vorzulegen.

4.2 

Nr. 4.1 gilt entsprechend, wenn ausländische Stellen um Auskunft über fremde Staatsangehörige oder Staatenlose in Staatsangehörigkeitsangelegenheiten ersuchen.

4.3 

Anfragen über deutsche Firmen sind an die zuständige Industrie- und Handelskammer weiterzuleiten.

5.  Beteiligung der Staatskanzlei

Der Schriftverkehr ist von den jeweils zuständigen obersten Landesbehörden über die Bayerische Staatskanzlei zu leiten

– bei Angelegenheiten, die die Vertretung Bayerns nach außen betreffen (Art. 47 Abs. 3 BV),

– in Angelegenheiten von besonderer Bedeutung für den Landesbereich,

– in Fällen, in denen in der gleichen Sache an mehrere konsularische Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland im Ausland oder an mehrere konsularische oder diplomatische Vertretungen ausländischer Staaten im Inland herangetreten wird.

6.  Amtlicher Schriftverkehr in besonderen Fällen

Durch die Bestimmungen dieser Richtlinien werden nicht berührt:

6.1 

der Schriftverkehr auf wissenschaftlichem und künstlerischem Gebiet und der wissenschaftliche und künstlerische Schriftenaustausch; ferner der Schriftverkehr der Studienkollegs und der für die Anerkennung von Zeugnissen zuständigen Stellen in Studentenfragen, besonders Immatrikulations-, Zulassungs- und Prüfungsfragen;

6.2 

der Schriftverkehr auf dem Gebiet des Schulwesens;

6.3 

der Schriftverkehr mit ausländischen Behörden über ausländerrechtliche Einzelfälle;

6.4 

der Schriftverkehr der Verwaltungsbehörden der Kriegsopferversorgung und der Kriegsopferfürsorge mit fremden Staatsangehörigen und Staatenlosen, die sich im Ausland aufhalten, sowie mit den Trägern und Dienststellen der ausländischen Kriegsopferversorgung im Ausland in Angelegenheiten der Versorgung der im Ausland lebenden Kriegsopfer nach dem Bundesversorgungsgesetz und nach dem Gesetz zur Wiedergutmachung nationalsozialistischen Unrechts in der Kriegsopferversorgung für Berechtigte im Ausland;

6.5 

der Schriftverkehr der Entschädigungsbehörden in Angelegenheiten des Bundesentschädigungsgesetzes;

6.6 

der Schriftverkehr über die Geltendmachung der im Vollzug des Bundesausbildungsförderungsgesetzes und des Unterhaltsvorschussgesetzes übergegangenen Unterhaltsansprüche;

6.7 

der Schriftverkehr der Lastenausgleichsbehörden;

6.8 

der Schriftverkehr der Vermessungsverwaltung in Angelegenheiten des Liegenschaftskatasters und der Abmarkung der Grundstücke mit im Ausland lebenden Eigentümern oder sonstigen Betroffenen;

6.9 

der Schriftverkehr mit Beteiligten an Verfahren nach dem Flurbereinigungsgesetz;

6.10 

der übliche Schriftverkehr zwischen beiderseitigen Behörden im Grenzgebiet; hierzu gehört auch der Schriftverkehr mit benachbarten kommunalen Gebietskörperschaften für den Bereich des Brand- und Katastrophenschutzes im Rahmen der grenzüberschreitenden Nachbarschaftshilfe und der Schriftverkehr mit den Saalforsten St. Martin bei Lofer, Unken und Leogang sowie mit österreichischen Stellen in Angelegenheiten der Saalforste;

6.11 

der Schriftverkehr mit dem Comité International de Dachau in Brüssel;

6.12 

die Übermittlung von Schriftstücken an Beteiligte im Ausland in gerichtlichen und staatsanwaltschaftlichen Verfahren;

6.13 

der Schriftverkehr mit den Stationierungsstreitkräften;

6.14 

der übliche Schriftverkehr zur Pflege internationaler Beziehungen, soweit er nicht im Einzelfall von besonderer Bedeutung ist.

In allen Fällen ist der Schriftverkehr der zuständigen obersten Landesbehörde unter Beifügung einer kurzen Sachdarstellung auf dem Dienstweg jedoch vorzulegen, wenn die Voraussetzungen gegeben sind, unter denen auch Konsularsachen nach Nr. 2.1.2 Satz 2 der zuständigen obersten Landesbehörde zu übermitteln sind. Ferner gilt in allen Fällen Nr. 5 entsprechend.

7. 

Den Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften, Landkreisen und Bezirken und den sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts wird empfohlen, nach diesen Richtlinien zu verfahren.

8.  In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

8.1 

Diese Bekanntmachung tritt am 1. Januar 1990 in Kraft.

8.2 

Mit Ablauf des 31. Dezember 1989 treten außer Kraft:

Richtlinien über den amtlichen Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inland

vom 27. Juni 1957 (BayBSVI III S. 594, JMBl S. 411, BayBSVFin I S. 7, BayBSVWV S. 7, BayBSVELF S. 24, BayBSVA S. 8), geändert durch Bekanntmachung vom 22. Juni 1967 (MABl S. 400, JMBl S. 97, FMBl S. 322, KMBl S. 564, WVMBl S. 85, AMBl S. A45).

Bekanntmachung des Staatsministeriums des Innern

vom 8. September 1960 (MABl S. 717).

Dr. h. c. Max Streibl

Anlage