Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer sowie des sonstigen Personals im Schulbereich (VO-DV II)

(Fn 11)

Vom 22. Juli 1996 (Fn 1)

Aufgrund des § 19 b Abs. 3 des Schulverwaltungsgesetzes (SchVG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Januar 1985 (GV. NW. S. 155), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24. April 1995 (GV. NW. S. 376) (Fn 2), wird mit Zustimmung des Ausschusses für Schule und Weiterbildung des Landtags verordnet:

§ 1 (Fn 9) Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit

(1) Schulen, Schulaufsichtsbehörden, Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung, das Landesprüfungsamt für Lehrämter an Schulen, die Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule und die zuständigen Behörden im Verfahren der Übernahme von im Schuldienst stehenden Lehrkräften im Einigungsverfahren zwischen den Ländern in der Bundesrepublik Deutschland (Tauschverfahren) sind berechtigt und verpflichtet, personenbezogene Daten

1. der Lehrerinnen und Lehrer an Schulen und Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung,

2. der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Lehrkräfte und sonstigen Personen in Ausbildung,

3. der sonstigen an Schulen, Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung, in der Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule und am Landesprüfungsamt für Lehrämter an Schulen tätigen Personen,

4. der Bewerberinnen und Bewerber für die Einstellung in den Schuldienst und in den Vorbereitungsdienst und

5. der Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Verfahren der Übernahme von im Schuldienst stehenden Lehrkräften im Einigungsverfahren zwischen den Ländern in der Bundesrepublik Deutschland (Tauschverfahren)

zu verarbeiten, soweit diese Verordnung oder andere Rechtsvorschriften dies zulassen.

(2) Die dienst- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen zur Führung der Personalakten einschließlich der Beihilfeakten bleiben unberührt.

(3) Die zur Verarbeitung zugelassenen Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung sind in den Anlagen genannt. Sofern die Erfüllung der durch Rechtsvorschriften übertragenen Aufgaben die Verarbeitung von in den Anlagen nicht genannten Daten im Einzelfall erforderlich macht, gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften. Die Zulässigkeit der Verarbeitung erstreckt sich auch auf in den Anlagen nicht genannte Daten, die aus den in den Anlagen genannten Daten gebildet oder abgeleitet werden, soweit diese zur Erfüllung der durch Rechtsvorschriften übertragenen Aufgaben erforderlich sind. Die Verarbeitung umfasst auch die Auswertung der Daten, die zur Erfüllung der durch Rechtsvorschriften übertragenen Aufgaben erforderlich sind.

(4) Die nach § 121 Absatz 2 Satz 3 Schulgesetz NRW sowie nach dieser Verordnung nicht für die automatisierte Datenverarbeitung zugelassenen Daten sind in den Anlagen besonders gekennzeichnet.

(5) Die Leiterin oder der Leiter der in Absatz 1 genannten Behörden oder Einrichtungen stellt durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass der Schutz der verarbeiteten Daten gemäß Artikel 32 in Verbindung mit Artikel 5 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314 vom 22.11.2016, S. 72, L 217 vom 23.5.2018, S. 2, L 74 vom 4.3.2021, S.35) gewährleistet ist und die Löschungsbestimmungen eingehalten werden.

(6) Die in Absatz 1 genannten Behörden oder Einrichtungen benennen behördliche Datenschutzbeauftragte gemäß Artikel 37 der Datenschutz-Grundverordnung. Mehrere Stellen können gemeinsam eine Person benennen, wenn dadurch die Erfüllung ihrer Aufgaben nicht beeinträchtigt wird. Abweichend von Satz 1 wählen für Schulen in kommunaler und staatlicher Trägerschaft die Schulämter Personen aus, die in ihrem Bezirk die Aufgaben gemäß Artikel 39 der Datenschutz-Grundverordnung wahrnehmen sollen. Zur Wahrung personalvertretungsrechtlicher Interessen werden diese Personen nach Artikel 37 Absatz 3 der Datenschutz-Grundverordnung von den Bezirksregierungen benannt und an das jeweilige Schulamt anteilig zur Wahrnehmung der Funktion abgeordnet. Schulen können stattdessen eine schuleigene Datenschutzbeauftragte oder einen schuleigenen Datenschutzbeauftragten benennen. Sofern für Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung nach Artikel 37 Absatz 3 der Datenschutz-Grundverordnung gemeinsame Datenschutzbeauftragte benannt werden sollen, erfolgt ihre Benennung zur Wahrung personalvertretungsrechtlicher Interessen durch die Bezirksregierungen.

§ 2 (Fn 12) Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung

(1) Die automatisierte Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zulässig auf dienstlichen digitalen Geräten und in Netzwerken, wenn jeweils über die Konfiguration die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit gemäß Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung gewährleistet sind. Insbesondere ist sicherzustellen, dass Berechtigte nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, die für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Beim Einsatz digitaler Lehr- und Lernmittel, von der Schule eingeführter digitaler Kommunikationsmittel sowie IT-Infrastrukturen ist die Verarbeitung von Protokolldaten nur zulässig, soweit dies zum Betrieb technisch erforderlich ist.

(2) Über die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule entscheidet die Schulleiterin oder der Schulleiter im Rahmen der geltenden Vorschriften. Sie oder er erstellt auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung. Mit der Datenverarbeitung können Bedienstete des Schulsekretariats, Lehrkräfte und sonstige Bedienstete der Schule beauftragt werden.

(3) Über die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet in den in § 1 Abs. 1 genannten Behörden oder Einrichtungen, die keine Schulen sind, die Leiterin oder der Leiter. Sie oder er erstellt auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung. Mit der Datenverarbeitung und der Erstellung des Verzeichnisses können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen entsprechende Funktionen übertragen worden sind, beauftragt werden.

(4) Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die an Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung oder an Schulen ausgebildet werden, auf privaten digitalen Geräten der mit der Ausbildung beauftragten Personen bedarf der schriftlichen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung enthaltenden Genehmigung. Die Genehmigung für Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder erteilt die Leiterin oder der Leiter des Zentrums für schulpraktische Lehrerausbildung. Für Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer an Schulen erfolgt dies durch die Schulleiterin oder den Schulleiter. Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Verarbeitung der Daten nach Art und Umfang für die Ausbildung erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird. Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben sich aus der Anlage 6. Die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein persönliches dienstliches digitales Gerät für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird. Eine bereits erteilte Genehmigung erlischt mit Aushändigung eines solchen Gerätes. Übergangsweise ist die weitere Nutzung des Privatgeräts für die Dauer von höchstens vier Wochen zulässig, soweit dies zur Übertragung der personenbezogenen Daten auf das dienstliche Gerät erforderlich ist. Unabhängig davon kann die Schulleitung ausnahmsweise in begründeten, von ihr zu dokumentierenden Einzelfällen die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend zulassen, soweit dies zur vollumfänglichen schulischen Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist. Für die nach Satz 1 genehmigte Verarbeitung personenbezogener Daten auf privaten digitalen Geräten ist das Zentrum für schulpraktische Lehrerausbildung öffentliche Stelle im Sinne des § 5 Absatz 1 Satz 1 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen. Soweit die Genehmigung von der Schulleitung erteilt wurde, ist dies die Schule. Die mit der Ausbildung beauftragten Personen sind verpflichtet, alle Auskünfte zu erteilen, die für die Wahrnehmung der datenschutzrechtlichen Verantwortung bei der Genehmigung erforderlich sind.

(5) Sofern dienstliche Dokumente auf privaten digitalen Geräten verarbeitet werden, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten von Lehrkräften, anderem Personal der Schule und Personen in Ausbildung zulässig, soweit es sich um in der Schule oder im Zentrum für schulpraktische Lehrerausbildung dienstlich bekannte Daten und Kontaktdaten handelt, die Nennung für die Aufgabenerledigung erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz gewährleistet wird.

(6) Wenn die Leiterin oder der Leiter einer Schule oder eines Zentrums für schulpraktische Lehrerausbildung personenbezogene Daten von Beschäftigten auf privaten digitalen Geräten verarbeitet, ist dies nur für die in Absatz 5 und Anlage 6 genannten Daten zulässig, soweit die Verarbeitung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und der erforderliche Schutz der Daten technisch sichergestellt wird.

(7) Bei der Einführung und Pflege der Verfahren für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sind der Stand der Technik und die Grundsätze der Ergonomie zur effektiven und effizienten Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Arbeitsaufgaben besonders zu beachten.

(8) Für Zwecke der Zuordnung der Person zu ihren Daten wird ein eindeutiges Merkmal mit der Bezeichnung „Identnummer“ gebildet. Die Identnummer ist vierzehnstellig und besteht in den ersten acht Stellen aus dem Geburtsdatum, in der neunten Stelle aus der Verschlüsselung des Geschlechts, in den Stellen zehn bis zwölf aus einer von 001 bis 999 fortlaufenden Nummerierung, in der dreizehnten Stelle aus einer Prüfziffer sowie einem „X“ in der vierzehnten Stelle.

§ 3 (Fn 10) Datenverarbeitung im Auftrag

Die Schulen, Schulaufsichtsbehörden und Zentren für schulpraktische Lehrer-ausbildung sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzungen von Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung die Datensicherheit gewährleistende und zuverlässige Dritte mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen. Diese Datenverarbeitung im Auftrag ist nur nach Weisung des Auftraggebers und ausschließlich für deren Zwecke zulässig.

§ 4 (Fn 4) Datenerhebung, Berichtigung, Auskunft, Einsicht in Akten

(1) Die in § 1 Abs. 1 genannten Personen sind bei der Erhebung ihrer in den Anlagen aufgeführten Daten zur Auskunft verpflichtet, soweit sie nicht als freiwillige Angaben besonders gekennzeichnet sind.

(2) Personenbezogene Daten sind nach Maßgabe des Artikels 16 der Datenschutz-Grundverordnung zu berichtigen, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind. Die betroffenen Personen sind zudem berechtigt, nach Maßgabe des Artikels 15 der Datenschutz-Grundverordnung Auskunft über die Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu erhalten.

§ 5 (Fn 8) Datenverarbeitung und Datenbestand in der Schule

(1) Die Schulen dürfen personenbezogene Daten der Personen nach § 1 Abs. 1 nach Maßgabe der Anlage 1 und der dort genannten Zwecke verarbeiten.

(2) Zur Erfüllung der Schulleitungsaufgaben führt die Schulleiterin oder der Schulleiter über die an der Schule tätigen Personen nach § 1 Abs. 1 jeweils eine Akte mit personenbezogenen Daten. In diese Akte dürfen unter Beachtung des Erforderlichkeitsgrundsatzes nur die Daten gemäß Anlage 2 aufgenommen werden. Zugriff auf die Akte hat neben der Schulleiterin oder dem Schulleiter die ständige Vertreterin oder der ständige Vertreter. § 60 Absatz 2 Satz 2 Schulgesetz NRW bleibt unberührt. Zur Aktenführung können Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des Schulsekretariats nach Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters herangezogen werden.

(3) Soweit die Schulleiterin oder der Schulleiter Dienstvorgesetzte oder Dienstvorgesetzter der Lehrerinnen und Lehrer im Sinne des § 2 LBG NRW sind, stehen ihnen die Befugnisse gemäß § 6 dieser Verordnung zu.

§ 6 (Fn 4) Datenverarbeitung und Datenbestand in den Schulaufsichtsbehörden

Die Schulaufsichtsbehörden dürfen im Rahmen der ihnen übertragenen Zuständigkeiten personenbezogene Daten der Personen nach § 1 Abs. 1 nach Maßgabe der Anlagen 3 und 7 und der dort genannten Zwecke verarbeiten.

§ 7 (Fn 7) Datenverarbeitung und Datenbestand im Landesprüfungsamt für Lehrämter an Schulen, in den Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung und in der Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule

(1) Das Landesprüfungsamt für Lehrämter an Schulen darf zum Zwecke der Durchführung von Staatsprüfungen personenbezogene Daten der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter und der Lehrkräfte in Ausbildung sowie der Mitglieder des Landesprüfungsamtes und der Prüfungsausschüsse nach Maßgabe der Anlage 4 verarbeiten.

(2) Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung dürfen zum Zwecke der Lehrerausbildung personenbezogene Daten der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter und der Lehrkräfte in Ausbildung und der mit der Ausbildung beauftragten Fachleiterinnen und Fachleiter sowie der Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer nach Maßgabe der Anlage 5 verarbeiten.

(3) Die Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule darf zum Zweck der Fortbildung, der Durchführung und der Evaluation des Eignungsfeststellungsverfahrens und zur Entwicklung von Kernlehrplänen, Zentralen Prüfungen und des Referenzrahmens Schulqualität Abi-online personenbezogene Daten der in § 1 Absatz 1 genannten Personen nach Maßgabe der Anlage 8 verarbeiten.

§ 8 (Fn 9) Datenübermittlung

(1) Für Zwecke des Unterrichtsbedarfs, für Personalmaßnahmen, für die Bewirtschaftung der Stellen und sonstigen Haushaltsmittel zur Beschäftigung von Personal oder für allgemeine schulaufsichtliche Maßnahmen dürfen personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen von den Schulen an die Schulaufsichtsbehörden aus der Anlage 1 übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung der den Schulaufsichtsbehörden übertragenen Aufgaben erforderlich ist und die Daten vom Empfänger verarbeitet werden dürfen. Die Schulaufsichtsbehörden dürfen den Schulen Datenvorgaben übermitteln. Die Schulaufsichtsbehörden dürfen einander und an die Schulen im Rahmen der ihnen übertragenen Zuständigkeiten personenbezogene Daten der Personen nach § 1 Absatz 1 nach Maßgabe der Anlagen 3 und 7 und der dort genannten Zwecke übermitteln, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

(2) Für Zwecke der Lehrerausbildung dürfen personenbezogene Daten der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter und der Lehrkräfte in Ausbildung sowie der Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer

1. von den Schulen an die Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung und die Schulaufsichtsbehörden aus der Anlage 1,

2. von den Schulaufsichtsbehörden an die Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung, an das Landesprüfungsamt für Lehrämter an Schulen und an die Schulen aus der Anlage 3,

3. vom Landesprüfungsamt für Lehrämter an Schulen an die Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung und an die Schulaufsichtsbehörden aus der Anlage 4 und,

4. von den Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung an die Schulaufsichtsbehörden, an das Landesprüfungsamt für Lehrämter an Schulen und an die Schulen aus der Anlage 5

übermittelt werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung der Behörden oder Einrichtungen erforderlich ist und die übermittelten Daten vom Empfänger verarbeitet werden dürfen (§ 5 bis § 7).

(3) Für Zwecke der Fortbildung, der Durchführung und der Evaluation des Eignungsfestststellungsverfahrens und zur Entwicklung von Kernlehrplänen, Zentralen Prüfungen und des Referenzrahmens Schulqualität Abi-online dürfen personenbezogene Daten der in § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 genannten Personen

1. von den Schulen an die Schulaufsichtsbehörden aus der Anlage 1,

2. von den Schulaufsichtsbehörden an die Schulen und an die Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule aus der Anlage 3 und

3. von der Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule an die Schulen, die Schulaufsichtsbehörden und das Landesamt für Besoldung und Versorgung aus der Anlage 8

übermittelt werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung der Behörden oder Einrichtungen erforderlich ist und die übermittelten Daten vom Empfänger verarbeitet werden dürfen (§§ 5 bis 7).

(4) Für Zwecke der Planung und Statistik im Schulbereich dürfen von den Schulaufsichtsbehörden an den Landesbetrieb Information und Technik NRW (IT. NRW) personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen aus der Anlage 3 übermittelt werden, soweit dies für die statistische Aufbereitung erforderlich ist.

(5) Für Zwecke der Zahlbarmachung und der Haushaltskontrolle dürfen von den Schulaufsichtsbehörden an das Landesamt für Besoldung und Versorgung personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen aus der Anlage 3 übermittelt und für diesen Zweck verarbeitet werden.

(6) Für die Erteilung des Religionsunterrichts dürfen personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen von den Schulaufsichtsbehörden an die Kirchen und Religionsgemeinschaften nach Maßgabe der Kennzeichnung in Anlage 3 übermittelt werden.

(7) Für Zwecke der Übernahme von im Schuldienst stehenden Lehrkräften im Einigungsverfahren zwischen den Ländern in der Bundesrepublik Deutschland (Tauschverfahren) dürfen von den Schulaufsichtsbehörden an die zuständigen Behörden und von dort an die Schulaufsichtsbehörden personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen aus der Anlage 7 übermittelt werden. Die Datenhoheit des Landes bleibt unberührt.

(8) Zum Zwecke der Beteiligung nach § 61 Schulgesetz NRW dürfen von den Schulaufsichtsbehörden an die Schulträger die folgenden personenbezogenen Daten einer Bewerberin oder eines Bewerbers übermittelt werden:

1. Name, Geburtsname, Vorname(n), Geschlecht,

2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland,

3. Lehrämter, Lehrbefähigungen,

4. Fächer/Fachrichtungen,

5. Gesamturteil der letzten dienstlichen Beurteilung,

6. Hinweise auf die frühere und auf die gegenwärtige Tätigkeit,

7. Konfession (nur bei Bewerbungen für eine Bekenntnisschule).

(9) Die Übermittlung von Daten in Fällen der Absätze 1 bis 7 kann regelmäßig und auch durch die in § 1 Abs. 1 genannten Personen selbst erfolgen. Hierfür dürfen automatisierte Übermittlungsverfahren eingerichtet werden.

(10) Das für die Schule zuständige Ministerium kann zum Zwecke der einheitlichen Erfüllung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die

1. zur Übermittlung von Daten einzusetzende Hard- und Software,

2. zur Übermittlung von Daten einzusetzenden Verfahren,

3. Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen auf dem Übermittlungswege

Rahmenbedingungen schaffen oder im Einvernehmen mit den Schulträgern den Einsatz bestimmter Hardware, Software, Maßnahmen oder Verfahren vorschreiben.

§ 9 (Fn 13) Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, dürfen für den gesamten Zeitraum, für den personenbezogene Daten dem Grunde nach zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind, auch im Personalverwaltungs- und Stellenbewirtschaftungssystem gespeichert werden und bleiben (Werdegang, Historie), sofern sich für einzelne Daten aus dieser Verordnung, aus weiteren Vorschriften oder Vereinbarungen nichts anderes ergibt. § 90 Absatz 5 LBG NRW bleibt unberührt. Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

1. Akten über Lehramtsprüfungen
a) Entwürfe von Zeugnissen und Bescheinigungen sowie die Niederschriften über die Notenbildung aufgrund mehrerer Prüfungsleistungen	50 Jahre
b) der übrige Inhalt der Prüfungsakten	5 Jahre,
2. Daten nach § 5	5 Jahre,
3. Daten nach § 6
a) Daten zur Vorbereitung und zur Durchführung von Lehrerfortbildung	1 Jahr,
b) Daten zur Vorbereitung und zur Durchführung von Seminareinweisungsverfahren	1 Jahr,
c) Daten zur Personalausgabenbudgetierung	1 Jahr,
d) alle übrigen Daten	5 Jahre,
4. Daten nach § 7, soweit sie nicht von Nummer 1 erfasst werden	1 Jahr.

Für auf privaten digitalen Geräten gespeicherte Daten (§ 2 Absatz 4 bis 6) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt für die Daten nach § 2 Absatz 4 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die betroffene Person von der mit der Ausbildung beauftragten Person nicht mehr ausgebildet wird.

(2) Daten nach § 8 Abs. 7 dürfen für Personen, die versetzt werden, nur bis zum Abschluss des Versetzungsverfahrens, für die übrigen Personen nur so lange aufbewahrt werden, wie der Versetzungswunsch fortbesteht. Daten nach § 8 Abs. 8 dürfen von den Schulträgern nur bis zum Abschluss des Ernennungsverfahrens aufbewahrt werden.

(3) Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind oder die in Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

(4) Akten oder Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Erfolgt keine Übernahme der Akten und Dateien durch das Archiv, sind sie zu vernichten oder zu löschen.

(5) Bei Schließung einer Schule bestimmt die zuständige Schulaufsichtsbehörde in Absprache mit dem Schulträger und der übernehmenden Schulleitung eine andere Schule, der die Pflichten nach den Absätzen 1 bis 4 übertragen werden. Ihr sind zu diesen Zwecken die Daten von der auslaufenden Schule zu übermitteln. Die Pflicht zur Aufbewahrung schließt das Sicherstellen der Rechte der betroffenen Personen (zum Beispiel auf Einsichtnahme, Auskunft, Berichtigung) ein.

(6) Zur Führung einer nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten des Personenkreises nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 zeitlich unbefristet verwenden:

1. Name(n), Vorname(n)

2. Daten über Art und Dauer der Beschäftigung an der Schule.

§ 10 (Fn 5) Ordnungswidrigkeiten

(1) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig als nach § 4 Abs. 1 zur Auskunft Verpflichteter

1. keine,

2. unrichtige oder

3. unvollständige

Auskunft erteilt.

(2) Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße geahndet werden.

(3) Verwaltungsbehörde im Sinne des § 36 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten ist die Bezirksregierung.

§ 11 (Fn 5, 9) Inkrafttreten, Übergangsvorschrift

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft (Fn 3).

Schulchroniken, die bei Inkrafttreten dieser Verordnung bereits bestehen, können mit den bisherigen Inhalten für schulinterne Zwecke aufbewahrt werden.

(Fn 6)

Für die Ministerin für Schule und Weiterbildung des Landes Nordrhein-Westfalen

Die Ministerin für Wissenschaft und Forschung

Zusatz: Befristung von Vorschriften

Artikel 17 des Gesetzes zur Stärkung von Bildung und Erziehung v. 8.7.2003 (GV. NRW. S. 413): "Die Vorschriften dieses Gesetzes treten fünf Jahre nach ihrem In-Kraft-Treten außer Kraft." Artikel 10 dieses Gesetzes ändert Anlage 1. Anlagen: Anlagen 1 bis 8

Fussnoten

Fn 1	GV. NW. 1996 S. 310; geändert durch Art. 10 des Gesetzes vom 8.7.2003 in Kraft getreten am 24. Juli 2003; VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581, ber. S. 693), in Kraft treten am 4. November 2004; VO vom 20. Dezember 2006 (GV. NRW. 2007 S. 13), in Kraft getreten mit Wirkung vom 1. Januar 2007; VO vom 15. März 2010 (GV. NRW. S. 219), in Kraft getreten am 21. April 2010, Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014; Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 283), in Kraft getreten am 1. März 2017; Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.
Fn 2	SGV. NW. 223.
Fn 3	GV. NW. ausgegeben am 26. August 1996.
Fn 4	§§ 4 und 6 geändert durch VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581); in Kraft treten am 4. November 2004; § 4 Absatz 2 neu gefasst und Absatz 3 aufgehoben durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.
Fn 5	§§ 10 und 11 neu eingefügt durch VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581); in Kraft treten am 4. November 2004.
Fn 6	§ 10 (alt) umbenannt in § 12 (neu) durch VO vom 11. Oktober 2004 (GV. NRW. S. 581); in Kraft treten am 4. November 2004; § 12 aufgehoben durch VO vom 15. März 2010 (GV. NRW. S. 219), in Kraft getreten am 21. April 2010.
Fn 7	§ 7 neu gefasst durch Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014.
Fn 8	§ 5 zuletzt geändert durch VO vom 15. März 2010 (GV. NRW. S. 219), in Kraft getreten am 21. April 2010.
Fn 9	§ 1, § 8 und § 11 geändert durch Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014; § 1 Absatz 1 und 5 geändert sowie Absatz 6 neu gefasst, § 8 Absatz 1 und § 11 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.
Fn 10	§ 3 neu gefasst sowie Anlagen 1, 2, 3, 4, 5, 7 und 8 geändert, Anlage 6 neu gefasst durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 283), in Kraft getreten am 1. März 2017; § 3 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.
Fn 11	Überschrift geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.
Fn 12	§ 2 zuletzt geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.
Fn 13	§ 9 geändert durch Verordnung vom 17. Mai 2014 (GV. NRW. S. 308), in Kraft getreten am 7. Juni 2014; Absatz 1 und 2 geändert, Absatz 5 (neu) eingefügt, Absatz 5 (alt) wird Absatz 6 (neu) und geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.
Fn 14	Anlagen 1, 5, 6 und 7 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember.