¹ Die anbietepflichtige Stelle sorgt dafür, dass die Unterlagen so aufbereitet sind, dass sie ohne zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet und gegebenenfalls archiviert werden können.
² Die anbietepflichtige Stelle schlägt vor, welche Unterlagen aus rechtlicher und administrativer Sicht archivwürdig sind.
³ Bedürfnisse nach besonderen Schutzfristen nach Artikel 12 des Gesetzes sind bereits beim Anbieten anzugeben.
⁴ Das Bundesarchiv regelt die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Ablieferung in Weisungen.
Art. 6 Ermittlung der Archivwürdigkeit
(Art. 7 und 8 BGA)
¹ Das Bundesarchiv entscheidet unter Berücksichtigung der Vorschläge der anbietepflichtigen Stelle, ob die Unterlagen dauerhaft archiviert werden sollen. Es beurteilt die angebotenen Unterlagen nach historischen und archivfachlichen Gesichtspunkten.
² Besteht zwischen dem Bundesarchiv und der anbietepflichtigen Stelle Uneinigkeit über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, so werden diese archiviert.
³ Das Bundesarchiv legt in Zusammenarbeit mit den selbstständig archivierenden Stellen fest, ob deren Unterlagen archivwürdig sind.
⁴ Das Bundesarchiv beurteilt die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen innert Jahresfrist. Nimmt es nicht Stellung, so entfällt die Archivierungspflicht. Die Frist kann verlängert werden, wenn das Bundesarchiv darlegt, dass es die Unterlagen nicht fristgerecht bewerten kann.
Art. 7 Selbstständige Archivierung
(Art. 4 Abs. 3–5 BGA)
¹ Die Schweizerische Nationalbank und die in Anhang 2 bezeichneten autonomen Anstalten und ähnlichen bundeseigenen Institutionen archivieren ihre Unterlagen selbstständig.
² Die weiteren Personen des öffentlichen oder privaten Rechts nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe h des Gesetzes und nach Artikel 2 Absatz 3 der Verordnung, soweit sie ihnen übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, das Bundesstrafgericht, das Bundesverwaltungsgericht sowie die Eidgenössischen Rekurs- und Schiedskommissionen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe d des Gesetzes (Anhang 1) teilen dem Bundesarchiv mit, ob sie ihre Unterlagen selbstständig archivieren wollen. ⁴
³ Das Bundesarchiv stimmt der selbstständigen Archivierung im Sinne von Absatz 2 zu, wenn die Voraussetzungen nach Artikel 8 Absatz 1 gegeben sind.
⁴ Archivieren die in Absatz 2 genannten Stellen nicht selbstständig, so gilt für sie die Anbietepflicht. Die Kosten für die Archivierung können vom Bundesarchiv in Rechnung gestellt werden.
⁵ Selbstständig archivierende Stellen sorgen in ihrem Zuständigkeitsbereich wie Bundesstellen für die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit ihrer Geschäftstätigkeit aufgrund ihrer Unterlagen.
⁴ Fassung gemäss Ziff. IV 2 der V vom 22. Aug. 2007 zur formellen Bereinigung des Bundesrechts, in Kraft seit 1. Aug. 2008 ( AS 2007 4477 , 2008 3452 ).
Art. 8 Sicherstellung der einheitlichen Archivierungspraxis
(Art. 4 Abs. 3–5 BGA)
¹ Selbstständig archivierende Stellen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstaben d, e und h des Gesetzes treffen mit dem Bundesarchiv eine Vereinbarung über die Bildung der Unterlagen, deren Sicherung, Aufbewahrung und Vermittlung. Sie sorgen für die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Mittel.
² Das Bundesarchiv ist befugt, Registraturen oder Informationsverwaltungsstellen dieser selbstständig archivierenden Stellen zu besichtigen und Erhebungen über den Zustand der dort verwahrten Unterlagen zu machen.