(2) Der nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherte Inhalt wird zusätzlich als elektronisches Dokument im Format PDF/A-1 oder PDF/A-2 in der elektronischen Akte gespeichert; dieses Dokument bildet das Repräsentat. Das Repräsentat muss, soweit technisch möglich, den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten Vermerke gemäß § 32e Abs. 3 Satz 3 StPO. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind fortlaufend zu nummerieren.

(3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6 der Strafaktenübermittlungsverordnung vom 14. April 2020 (BGBl. I S. 799) in der jeweils geltenden Fassung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Zudem ist sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang aktenführend war.

(3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils aktenführenden Stelle bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, soweit die Aktenführung nur teilweise auf eine andere Stelle übergeht.

Die aktenführende Stelle hat als verantwortliche Stelle gemäß § 64 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes vom 30. Juni 2017 (BGBl I S. 2097) in der jeweils geltenden Fassung zu gewährleisten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der dort aufgeführten Anforderungen getroffen werden.

Im Fall anhaltender technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann die Behördenleiterin oder der Behördenleiter der von den Störungen betroffenen aktenführenden Stelle anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2023 in Kraft.