4.1
Der Urkunds- oder Registraturbeamte hat alle in der Sache entstandenen und zu erhebenden Auslagen in den Akten zu vermerken, soweit nicht eine Berechnung zu den Akten gelangt.
4.2
Sämtliche Kostenvorgänge (unter anderem Stundungs- und Ratenzahlungsangelegenheiten, Abdrucke von Zahlungsanordnungen über die Entschädigung von Zeugen, Sachverständigen, Dolmetschern und Übersetzern, Festsetzungen der Vergütung des beigeordneten Rechtsanwalts, Erinnerungen und Beschwerden gegen den Kostenansatz) sowie der Schriftverkehr, der das Kostenwesen betrifft, sind fortlaufend zu nummerieren, ab zehn Blättern zu heften und in einem Kostenheft in den Akten aufzubewahren.
4.3
Auf dem Aktenumschlag sind laufend die Nummern der Blätter zu vermerken, auf denen sich Kostenverfügungen, Zahlungsanzeigen und Zahlungsmitteilungen befinden.
4.4
Auf dem Aktenumschlag oder der Blattsammlung ist unter Bezeichnung des letzten Aktenblattes und unter Angabe des Datums die abschließende kostenrechtliche Behandlung des gesamten Verfahrens zu bescheinigen.
5. Kostenschuldner
5.1
Kostenschuldner ist, wem die Kosten durch gerichtliche Entscheidung auferlegt sind oder der sie durch Erklärung gegenüber dem Gericht übernommen hat (§ 29 GKG), hilfsweise derjenige, der das Verfahren eingeleitet hat (§ 22 GKG); Kostenschuldner ist auch, wer Kraft Gesetzes haftet (§ 28 GKG), sowie der Vollstreckungsschuldner für die notwendigen Kosten der Zwangsvollstreckung (§ 788 ZPO).
5.2
Bei gesamtschuldnerischer Kostenhaftung bestimmt der Urkundsbeamte nach pflichtgemäßem Ermessen, ob der geschuldete Betrag von einem Kostenschuldner ganz oder von mehreren nach Kopfteilen angefordert wird (§§ 31 f. GKG). Bei erfolgloser Beitreibung sind die Kosten von den übrigen Schuldnern anzufordern.
6. Kostenansatz
6.1
Der förmliche Kostenansatz und die schriftliche Anforderung der Gerichtskosten und der Ordnungsgelder erfolgt elektronisch mit den jeweils aktuell eingeführten Programmen.
6.2
Die Zahlungsfrist beträgt einen Monat. Der letzte Tag der Zahlungsfrist ist anzugeben.
6.3
Über die Nichterhebung von Kleinbeträgen (VV Nr. 2.6 zu Art. 59 Bayerische Haushaltsordnung – BayHO in Verbindung mit Nr. 1.1 der Anlage zu den VV zu Art. 59 BayHO) entscheidet der Urkundsbeamte selbstständig.
Ist Kostenschuldner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, soll von der Anforderung von Beträgen von weniger als 36 € abgesehen werden (VV Nr. 2.6 zu Art 59 BayHO in Verbindung mit Nr. 1.1 der Anlage zu den VV zu Art. 59 BayHO).
Die Abstandnahme von der Erhebung ist unter Angabe der Rechtsgrundlage auf dem Vorgang, dem Aktenumschlag oder im Kostenheft zu vermerken.
Kleine Kostenbeträge sind zu erheben, wenn dies zusammen mit später anfallenden Kosten möglich ist oder wenn mehrere Kleinbeträge von derselben Person zu erheben sind. Die kleinen Kostenbeträge aus mehreren Angelegenheiten werden in einem Kostenansatz zusammengefasst und zusammen zum Soll gestellt. Der Urkundsbeamte vermerkt dies in den beteiligten Akten.
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