Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (Aufbewahrungsverordnung der Justiz Nordrhein-Westfalen AufbewJustVO NRW)

Vom 29. November 2022 (Fn 1)

Auf Grund des § 121 Absatz 1 des Justizgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 26. Januar 2010 (GV. NRW. S. 30), der durch Gesetz vom 23. Februar 2022 (GV. NRW. S. 254) geändert worden ist, und des § 2 Absatz 3 des Justizaktenaufbewahrungsgesetzes vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837, 852), der durch Artikel 3 Nummer 2 des Gesetzes vom 16. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2187) neu gefasst worden ist, verordnet das Ministerium der Justiz:

§ 1 Anwendungsbereich

(1) Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung und Speicherung der Akten, Aktenregister, Karteien und Verzeichnisse

1. in Verwaltungssachen der Gerichte, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugseinrichtungen, Aus- und Fortbildungseinrichtungen und des für die Justiz zuständigen Ministeriums,

2. in Rechtssachen der Gerichte und Staatsanwaltschaften, die auf Landesrecht beruhen,

die für das Verfahren nicht mehr erforderlich sind, und die hierbei zu beachtenden Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen. Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen der Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen im Übrigen bestimmen sich nach der Justizaktenaufbewahrungsverordnung vom 8. November 2021 (BGBl. I S. 4834).

(2) Die Bestimmungen dieser Verordnung finden auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger, auf anderen Datenträgern oder in elektronisch geführten Akten aufbewahrt wird, soweit nichts abweichend geregelt ist.

(3) Für die Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse deren Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Justizaktenaufbewahrungsverordnung bereits begonnen hatte, gelten die bisherigen landesrechtlichen Regelungen der Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen vom 6. Mai 2008 (GV. NRW. S. 404), die zuletzt durch Verordnung vom 14. November 2014

(GV. NRW. S. 766) geändert worden ist, fort.

§ 2 Durchführung der Aufbewahrung und Speicherung

(1) Die weggelegten oder abschließend bearbeiteten Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse sind bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen vollständig aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. Die Lesbarkeit der Akten ist zu gewährleisten.

(2) Bei elektronisch gespeicherten Akten, Aktenregistern, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind die Vertraulichkeit, die Integrität, die Verfügbarkeit und die Authentizität durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.

§ 3 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich, mit Ausnahme des in den Absätzen 2 bis 6 genannten Schriftgutes, nach der Anlage zu dieser Verordnung. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnete Akten gelten die für Akten in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.

(2) Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse sind dauernd aufzubewahren, soweit in ihnen Akten oder Aktenteile verzeichnet sind, die dauernd aufzubewahren sind. Im Übrigen sind Aktenregister und Karteien auszusondern, sobald die darin verzeichneten Dokumente vollständig ausgesondert wurden. Daten in Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind zu löschen oder unkenntlich zu machen, sobald sie für abgeschlossene und laufende Verfahren nicht mehr benötigt werden.